Anfragen mit einem eigenen Formular erfassen

Vom gewünschten Ergebnis rückwärts planen.

Unser Beispiel ist eine interne Serviceanfrage. Der Bearbeiter muss wissen: Worum geht es, welche Einheit ist betroffen und wie kann er Rückfragen stellen? Er benötigt nicht automatisch Geburtsdatum, private Anschrift oder beliebige Anhänge. Für jedes Feld formulierst du deshalb einen Satz: „Diese Angabe wird benötigt, damit …“ Fehlt eine überzeugende Ergänzung, lass das Feld zunächst weg.

Lege fünf Felder an: Betreff als kurzer Text, Kategorie als Auswahlliste, Beschreibung als langer Text, Rückkontakt als E-Mail und optional einen gewünschten Termin als Datum. Verwende künstliche Kategorien wie „Gerät“, „Zugang“ und „Sonstiges“. Das Beispiel ist frei anpassbar und keine vorgeschriebene Vorlage.

Den Ablauf in Secure Data nachbauen.

1. Melde dich als Admin an und wähle „Formular erstellen“. Vergib einen eindeutigen Titel und erkläre kurz, wofür die Angaben verwendet werden.
2. Erstelle die fünf geplanten Felder. Markiere nur die tatsächlich erforderlichen Angaben als Pflichtfelder; den Wunschtermin lässt du optional.
3. Wenn Feldkennungen verlangt werden, verwende eindeutige technische Namen wie betreff, kategorie und rueckkontakt. Ändere sie nach einer angebundenen Weiterverarbeitung nicht ohne abgestimmte Zuordnung.
4. Speichere das Formular und öffne seine Verwaltung. Prüfe die Einstellungen und den angezeigten Betriebsmodus. Für dieses Beispiel ist vereinbarte Speicherung vorgesehen, keine ungeprüfte Übertragung an ein Fremdsystem.
5. Erstelle unter „Benutzer & Einladungen“ einen Testzugang. Gib den persönlichen Aktivierungslink gezielt an den vorgesehenen Tester weiter, nicht an einen öffentlichen Verteiler.
6. Öffne anschließend den individuellen Formularlink in einer getrennten Browsersitzung und melde dich mit dem Benutzerkonto an. Ein Adminzugang und ein Formularbenutzer erfüllen unterschiedliche Aufgaben.

Nicht nur die erfolgreiche Eingabe prüfen.

Notiere den Zeitpunkt jeder Eingabe und ihr Ergebnis. So erkennst du, ob ein Problem am Ausfüllen, Speichern, Filtern oder Exportieren entsteht. Eine heruntergeladene Datei ist eine zusätzliche Kopie und braucht eigene Zugriffs- und Löschregeln.

1. Sende eine vollständig ausgefüllte fiktive Anfrage. Öffne als Admin die Datenansicht und gleiche alle Werte mit der Eingabe ab.
2. Lass ein Pflichtfeld leer und verwende eine offensichtlich unvollständige E-Mail-Adresse. Prüfe, ob verständliche Rückmeldungen erscheinen und kein falscher Erfolgszustand angezeigt wird.
3. Erfasse drei unterschiedliche Testanfragen. Suche nach einem Begriff, begrenze die Ansicht mit einem passenden Filter und vergleiche Karten- und Tabellenansicht.
4. Exportiere die gefilterten Ergebnisse als CSV. Öffne die Datei mit korrekter Zeichenkodierung und vergleiche Zeilenanzahl, Umlaute und Feldwerte.
5. Prüfe mit einem nicht eingeladenen beziehungsweise abgemeldeten Nutzer, dass der Formularlink allein keinen Zugriff auf Eingabe oder Verwaltungsdaten gewährt.

Der nächste Schritt muss ebenso klar sein wie das Formular.

Bestimme, wer neue Eingaben prüft und wohin bestätigte Angaben anschließend gehören. Für eine Anbindung an ein anderes System braucht es abgestimmte Feldzuordnungen, einen berechtigten technischen Zugang und einen überprüfbaren Empfang. Ein abgesendeter Netzwerkaufruf allein beweist noch keine erfolgreiche fachliche Verarbeitung.

Secure Data ist ein betreuter Business Service. Der dokumentierte Stand umfasst einen Pilotbetrieb; Hostingumzug und Microsoft-Anmeldung sind nicht als abgeschlossen zu verstehen. Nutze die Anleitung deshalb zunächst mit Testdaten. Der Produktivstart benötigt eine gesonderte Freigabe der konkreten Betriebs- und Sicherheitsbedingungen.

Zum Nachlesen: Secure Data Collection: Leistungsumfang und Anfrage